개인 정보는 기본 연락처 세부 정보에서 재무 또는 의료 기록과 같은 보다 민감한 데이터에 이르기까지 다양한 형태로 제공될 수 있습니다. 기업이 수집·보유하는 개인정보의 종류와 보유·이용기간에 대한 의무를 이해하는 것이 중요합니다. 데이터 유형과 사용 목적에 따라 일부 정보는 다른 정보보다 더 오래 보관해야 합니다.
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회사에서 수집하는 가장 일반적인 유형의 개인 정보는 이름, 주소, 전화 번호 및 이메일 주소와 같은 연락처 정보입니다. 회사는 종종 고객에게 서비스나 제품을 제공하는 데 필요한 한 이러한 세부 정보를 파일에 보관합니다. 경우에 따라 법률 또는 규정 요구 사항을 준수하기 위해 고객 연락처 정보를 필요 이상으로 오래 보관해야 할 수도 있습니다.
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재무 또는 의료 기록과 같은 더 민감한 유형의 개인 데이터를 처리할 때 회사는 일반적으로 최소 기간 동안 데이터를 보관해야 합니다. 예를 들어, 인도법에 따라 재무 기록은 최소 7년 동안 보관해야 하며 의료 기록은 최소 10년 동안 보관해야 합니다. 회사는 중요한 데이터를 처리하고 보관할 때 이러한 법적 요구 사항을 준수하는지 확인해야 합니다.
회사는 또한 고객 정보를 처리할 때 개인 데이터 보존 기간에 대한 자체 내부 정책을 고려해야 합니다. 경우에 따라 회사는 고객 관계를 유지하거나 고객의 요구 사항을 더 잘 충족하기 위해 필요 이상으로 고객 데이터를 파일에 보관하기로 결정할 수 있습니다. 그러나 회사는 개인 정보를 무기한 보관하지 않도록 해야 하며 해당 법률 및 규정을 준수하는지 확인하기 위해 정책 및 프로세스를 정기적으로 검토해야 합니다.
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일반적으로 기업은 수집하는 개인정보의 종류와 보유기간에 대한 기업의 의무를 이해하여 개인정보를 책임감 있고 안전하게 취급하도록 노력해야 합니다. 그렇게 함으로써 회사는 고객의 개인 데이터를 보호하는 동시에 법적 의무를 이행할 수 있습니다.
